Saklama ve İmha Bilgilendirmesi

Sürüm 5 · 29 Eylül 2026

1. Amaç

Bu Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ("Yönetmelik") uyarınca, [Kurumun resmî unvanı] (Kurum adı) tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2. Kapsam

Bu Politika; öğrenciler, veliler, teslim yetkilisi kişiler, öğretmen ve personel ile kurumumuzla ilişkili diğer gerçek kişilere ait, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verileri kapsar.

3. Tanımlar

• Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• Özel nitelikli kişisel veri: Sağlık, biyometrik veri gibi Kanun'un 6. maddesinde sayılan veriler.
• Silme: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
• Yok etme: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
• Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
• İmha: Silme, yok etme veya anonim hâle getirme işlemlerinin tümü.
• Periyodik imha: İşleme şartlarının tamamının ortadan kalkması hâlinde bu Politika'da belirlenen aralıklarla resen gerçekleştirilen imha işlemi.
• Kayıt ortamı: Kişisel verilerin bulunduğu her türlü elektronik veya fiziksel ortam.
• Veri işleyen: Kurumumuzun yetkisiyle ve adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi; bu Politika bakımından AnaokuluABC (Muhammed Özol (Netkare Ajans)).

4. Kayıt Ortamları

• AnaokuluABC platformu (elektronik): Öğrenci, veli, personel, yoklama, teslim, günlük rapor, sağlık, fotoğraf, mesaj ve ilgili modül kayıtları; veri işleyen sıfatıyla AnaokuluABC tarafından, veri işleme sözleşmesine uygun teknik altyapıda barındırılır.
• Kurum bilgisayarları ve e-posta hesapları (elektronik): Platformdan indirilen dosyalar, yazışmalar, listeler.
• Kağıt ortam: Kayıt formları, aydınlatma ve rıza formları, imzalı belgeler, kağıt yoklama ve teslim defterleri, öğrenci dosyaları.
• Diğer: Kurumun kullandığı kart okuyucu/kapı cihazları (yalnızca geçici işlem kayıtları) ve mobil cihazlar.

5. Sorumlular

• KVKK irtibat kişisi ([KVKK irtibat kişisi]): Bu Politika'nın uygulanması, saklama sürelerinin takibi, periyodik imhanın koordinasyonu, imha kayıtlarının tutulması ve ilgili kişi başvurularının yönetimi.
• Kurum yöneticisi ([Kurum yetkilisi]): Politika'nın onaylanması, kaynak tahsisi ve personelin bilgilendirilmesi.
• Öğretmen ve personel: Görevleri kapsamında tuttukları kağıt ve elektronik kayıtların bu Politika'ya uygun saklanması ve imhaya teslimi.
• Veri işleyen (AnaokuluABC): Platformdaki verilerin, kurumumuzla imzalanan veri işleme sözleşmesi ve bu Politika'ya göre yapılandırılan süreler doğrultusunda saklanması, sözleşme sonunda iade ve imhası.

6. Saklama ve İmhayı Gerektiren Nedenler

6.1. Saklama nedenleri

• Eğitim-öğretim ve bakım hizmetinin sunulması ve sözleşmenin ifası.
• Millî Eğitim, iş, vergi ve ticaret mevzuatından doğan kayıt tutma yükümlülükleri.
• Çocuğun sağlık ve güvenliğinin korunması.
• Hukuki uyuşmazlıklarda ispat ve savunma hakkının kullanılması.
• İlgili kişinin açık rızası (rıza kapsamındaki işlemler için, rıza geri alınıncaya kadar).

6.2. İmha nedenleri

• İşlemeye esas mevzuat hükümlerinin değişmesi veya kalkması.
• İşlemeyi gerektiren amacın ortadan kalkması (öğrencinin kurumdan ayrılması, personelin işten ayrılması, sözleşmenin sona ermesi).
• Açık rızaya dayalı işlemede ilgili kişinin rızasını geri alması.
• İlgili kişinin Kanun'un 11. maddesi kapsamındaki silme talebinin kabul edilmesi.
• Kurumumuzun başvuruyu reddetmesi veya süresinde yanıtlamaması üzerine Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun imha kararı vermesi.
• Azami saklama süresinin dolması ve daha uzun saklamayı haklı kılan bir şartın bulunmaması.

7. Saklama Süreleri

Kişisel veriler, kategori bazında aşağıdaki tabloda belirlenen süreler boyunca saklanır. Süreler kurumumuz tarafından, ilgili mevzuat ve işleme amaçları dikkate alınarak belirlenmiştir; tablodaki dayanak notu her sürenin gerekçesini gösterir. Sürenin dolmasını izleyen ilk periyodik imha döneminde veriler imha edilir.

Platformda uygulama içi mesajlar gönderildikleri tarihten 1 yıl sonra (ekleriyle birlikte), okunmuş bildirimler 90 gün sonra veri işleyen tarafından otomatik olarak silinir. Tabloda süresi belirlenmemiş bir veri kategorisi, işleme amacının sona ermesiyle birlikte ilk periyodik imha döneminde imha edilir.

8. Periyodik İmha

Yönetmelik'in 11. maddesi uyarınca periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlenmiştir. Periyodik imha her yıl Ocak ve Temmuz aylarında gerçekleştirilir. Her dönemde KVKK irtibat kişisi; saklama süresi dolan kayıtları tespit eder, kağıt ve kurum içi elektronik ortamlardaki imhayı yürütür, platformdaki imha için AnaokuluABC üzerinden gerekli silme/arşiv işlemlerini yapar ve imha kaydını tutar.

İlgili kişinin silme talebi, Kanun'un 13. maddesi uyarınca en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır; periyodik imha dönemi beklenmez.

9. İmha Teknikleri

9.1. Elektronik ortam (platform)

• Silme: Kaydın platform üzerinden yetkili kullanıcı tarafından silinmesi; silinen kayıt kullanıcılar için erişilemez hâle gelir ve veri işleyen tarafından veritabanından kaldırılır.
• Anonim hâle getirme: İstatistiksel amaçla saklanması gereken verilerde kimlik bilgilerinin kaldırılarak kişiyle ilişkilendirilemez hâle getirilmesi.
• Hesap kapatma: Ayrılan personel ve velilerin hesaplarının kapatılması; hesap silmede 30 günlük geri alma süresinin ardından kalıcı silme.

9.2. Kurum bilgisayarları ve e-posta

• Dosyaların işletim sistemi geri dönüşüm kutusu dâhil olmak üzere silinmesi; cihazın elden çıkarılmasında depolama biriminin fabrika ayarlarına döndürülmesi veya fiziksel olarak yok edilmesi.

9.3. Kağıt ortam

• Belgelerin kağıt kıyma makinesiyle okunamayacak şekilde imha edilmesi; kıyma imkânı yoksa geri dönüşüme verilmeden önce okunamaz hâle getirilmesi.
• Saklanması gereken belgelerde yalnızca imhası gereken bölümün karartılması (bu yöntemde karartma geri döndürülemez olmalıdır).

10. İmha Kayıtları

Her imha işlemi için tarih, imha edilen veri kategorisi, kayıt ortamı, uygulanan teknik, imhayı yapan kişi ve dayanak bilgilerini içeren bir imha kaydı tutulur. İmha kayıtları, Yönetmelik'in 7. maddesi uyarınca en az 3 yıl saklanır. Veri işleyen tarafından platform kayıtları için düzenlenen imha tutanakları bu kayıtlara eklenir.

11. Yedeklerdeki Veriler

Platformda silinen veriler, veri işleyenin felaket kurtarma amacıyla tuttuğu yedek kopyalardan teknik yedekleme döngüsü kapsamında sınırlı bir süre daha, her hâlde en fazla 12 ay, yedeklerde kalabilir. Bu süre içinde yedeklerdeki verilere yalnızca felaket kurtarma amacıyla erişilir; yedekten geri yükleme yapılırsa silinmiş veriler yeniden silinir.

12. Teknik ve İdari Tedbirler

Saklanan verilerin güvenliği için kurumumuz "Teknik ve İdari Tedbirler Dokümanı"nda belirtilen tedbirleri uygular; platform tarafındaki tedbirler kurumumuz ile AnaokuluABC arasındaki veri işleme sözleşmesinin Ek-3'ünde düzenlenmiştir.

13. Yürürlük ve Güncelleme

Bu Politika, 29 Eylül 2026 tarihinde kurum yöneticisi tarafından onaylanarak yürürlüğe girmiştir. Politika, yılda en az bir kez ve mevzuat değişikliklerinde gözden geçirilir; güncel sürüm personele duyurulur ve talep hâlinde ilgili kişilere sunulur.